2019帆软第二届“数据生产力”大赛

32. 【天津甘蒂】规范工作流程,消灭管理盲区

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规范工作流程,消灭管理盲区

一、项目基本信息

1、项目信息

公司全称:天津甘蒂国际贸易有限公司

项目名称:规范工作流程,消灭管理盲区

负责人信息:王毅18002065017

团队成员与岗位:王毅(数据支持部经理),马东(IT部门主管),郑彩祥(IT部门主管),刘洋(行政总监)

2、平台运行状况

平台报表总量:37

平台月访问量:2042次(4.14-5.14去除掉管理员及测试账号数据)

 

二、项目背景

随着公司业务模式的不断增多,业务体系的复杂度也不断提高,原有的财务信息系统已经远远不能满足管理需求,因此我公司于201710月更新了原有的ERP系统,上线了金蝶K3clould系统,并在此基础上定制开发了WMS仓储管理系统。从数据分析层面来说数据更加丰富,可以分析的维度也更加细化。但是随之而来的最大问题就是原来系统简单的时候,各级业务人员和管理人员还有看系统的习惯,但是自从升级了系统,反而不能为管理人员所用,甚至到了每个地区都需要有人专门从系统导出数据,处理一下再发给管理人员看的地步。大大的影响了决策的速度和质量。基于这个原因,我们特别希望找到一种能更加便捷展现各种财务和管理报表的工具。在论证了多个数据分析工具后,我们选择了帆软的report,现在回想起来这个选择是明智的。不但解决了各层级管理及业务人员的信息共享和沟通,而且通过不断涌现出的新需求,这个报表系统已经开始对公司整体管理流程的优化和梳理也起到了积极的促进作用。毫不夸张的讲,利用帆软报表系统,我们有信心让公司的整体管理提升到2.0时代。

 

三、应用场景与价值

场景一:填报系统的应用

现阶段公司部分申请单据依旧采用EXCEL模式进行邮件传递并在邮件过程中实现审批流,采用此方法存在以下问题:

1、线下表单即使增加了标准格式和条件格式限制,但是依然会出现格式不符合标准情况,后期转录ERP还需要进行重复调整操作。

2、线下表单很难与ERP相关数据形成有效互通(如库存、销售、基础资料等),定期需要进行更新方可维持正常使用,且每次迭代又依赖于网盘或邮件,难免出现单据不同版本混用现象。

3、邮件审批流过程中,审核人需要进行ERP相关数据查询后方可进行审核,导致审核效率降低。

4、线下表单完成审核后的实际操作结果不能及时反馈,需要人工通过ERP查询后获知结果。

结合现状针对现阶段常用两种申请单据进行帆软填报移植,并且已经开始使用,效果良好,有效提升了单据流转规范性和后期处理速度。

 

A.送货拒收和物流止损赔偿申请填报案例

1、根据业务流程梳理各节点工作重点及单据流转需求,增加必要单据判断降低无效人为操作成本。


2、以ERP单据作为触发事件开始机制,通过帆软填报功能实现标准、快速沟通及单据传递机制,由ERP进行事件完结操作,最终通过帆软实现事务操作进程的过程管理。

3、通过帆软与ERP贯通机制,实现业务部门进行拒收及赔偿处理时,所需基础信息的快速反应。

4.通过移动端使用,有效提升此项业务现场办理能力,有效提升劳效。

 

B. 外阜办事处调拨申请单实施案例

1、通过帆软填报,将ERP基础资料及库存信息有效的进行及时校验,有效避免无效调拨申请单据的产生。

2、通过数据决策平台实现调拨申请单据的保存和审核过程,实现了数据第一时间的共享,取消了之前线下表单传递机制,有效的提升了单据流转速度。

3、通过帆软报表处理功能制作满足直接导入ERP模板单据有效提升单据录入效率;PC端和移动端调拨申请的制作与开通完善了调拨操作的全过程跟踪。

上述两中业务流程的完整移植,有效的提升了单据流转效率,弥补了之前重点节点的过程管理盲点,为今后进一步通过深入开发帆软填报功能对先有工作流程进行完善升级奠定了基础。

送货拒收和物流止损赔偿申请填报界面:

列表主页

 


pc填报界面

 

移动端列表及填报界面

外阜办事处调拨申请单填报界面:

列表主页

pc填报界面及移动端列表界面

 

 

场景三:普通ERP对账优化物流量、仓储费、装卸费对账

目前,各种ERP供应链系统在对账的应用都是比较固定、陈旧的设计;如果要求ERP厂家开自定义对账模块,往往会作为新项目进行收费,费用高;尽管能够开发出自定义对账报表,也会因为所关联数据量大,而反应超慢;做好的对账界面很陈旧,无法和当下流行报表软件的呈现方式相媲美;更不可能类似帆软做到的填报功能。

使用帆软报表使用分开数据源展示,使用超链接链接明细展示,使用填报,设置复选框,填写对账状态,勾选入库,状态完成不再显示,使用js,设置关闭子页面刷新父页面。

分开数据源可以使同一维度多个角度的数据在同一页面展示;超链接可以使数据变活;填写对账状态可以使对账系统变成闭环;js可以实现传统对账无法实现的好多功能;最重要是速度要比传统ERP对账模块通数据量情况快3-4倍。


场景三:物流信息跟踪及物流公司对账

货物在拣货完成后随即装车发货,此时需要在ERP中下推应付单即物流

托运单,物流部、客服部和物流公司各存一份,以往做法是物流部文员将托运单汇总录入excel表格,再对每张托运单进行物流跟踪,录入车牌号、司机姓名电话和预计到货时间等信息,客服部也是根据另一个excel表格同物流公司进行对账,有时客服部虽然下推了应付单打印了托运单,但并没有及时修改物流公司等相关信息,而且每笔托运单是否付款只能从ERP中下查才能看到,表格繁多,信息不对称不准确,工作效率低下,每月和物流公司对账非常困难,所以考虑使用利用FR填补物流跟踪和物流对账这类ERP无法有效解决的空白。

物流托运单和对账单在ERP中实际上是同一张应付单,所以主键设置为应付单号即托运单号,报表左侧的跟踪模式为填报区域,物流部文员可填写每笔托运单的相关信息,报表右侧的对账模式为报表区域,列出了每笔应付单的所有明细和汇总,而且将应付单和付款单关联,直接在报表上显示每笔托运单是否付款、付款金额和付款单单号,并设置了若干参数方便文员进行筛选。

一张报表打通了两个部门间的信息传递节点,通过这个绳子头同时连接两个部门的两项工作。现在物流部文员不用在excel表格里录入纸质单据的信息,而是打开该报表跟踪每张托运单(应付单)的物流信息,同时对每张托运单的重量、体积和数量进行核对,促进了客服部文员制单的及时性和准确性,客服部文员切换到对账模式后,筛选出任意一家物流公司的任意一段时间内的所有应付单进行对账,每笔应付单的末尾都会带出相应的付款单单号和付款金额,因为是直接从ERP抓取应付单的数据,所以对账单准确无误,极大提高了对账效率和准确性。


场景四:仓库托盘分布和仓库管理大屏

以往的仓库管理没有可视化作为支撑,许多信息只能通过目测来获取。比如明日即将到货30托盘货物,仓库管理员只能到仓库现场进行巡视,哪些货位可以尽可能移动更少的托盘才能容纳下即将到货的这些托盘。又比如仓库管理人员想知道各个货主的即时的托盘占用情况,以往需要从ERP中导出即时托盘库存,在进行整理过滤筛选然后才能呈现。又比如目前仓库平面仓位和立体仓位分别或总共还能容纳多少个托盘的货物,物流发货情况等等信息无法一目了然及时准确的知晓,这就造成了管理层信息的滞后性和准确性。

想要把这些信息展现出来,用到了FR的自定义地图功能,将仓库平面图作为基础图纸,在图纸上画出仓位并设置区域块,再由仓位层参数控制显示某一层的托盘分布和托盘明细。

由此延伸出利用该图纸呈现出所有仓位的托盘占用率,仓位已有托盘数量除以该仓位能容纳的最大托盘数量,得出了该仓位的占用率,再用图例的颜色区间呈现出来,鼠标移动到仓位时会显示该仓位的占用率。平面仓位、立体仓位和全部仓位的实时托盘数占比和各货主的托盘数占比情况用饼图展示出来。还加入了扫描系统出入库明细和物流发货情况的实时滚动播放,结合到一起就形成了仓库的管理大屏。

仓库大屏将仓库的日常管理信息利用FR的可视化功能和丰富的数据分析功能展现出来,实现了坐在办公室看着屏幕即可实时掌握仓库的所有信息,解决了仓库管理的诸多痛点,达到了仓库管理信息化和可视化的目的。


 

场景五:直营销售-开票-回款-对账

公司主要客户之一是直营大卖场,其特点是有账期、费用构成复杂、回款周期长、对账难度大,且不同直营系统的对账规则都不同,所以管理层对这些客户的回款是非常关心又十分无奈,各级负责人跟财务之间关于这个问题也是无法实现有效沟通,即使发现问题,也很难定位及解决问题。

通过细致研究财务以往的对账表格,了解对账逻辑,分析报表中数据的系统来源,补全系统中部分不足的信息,为形成最终对账表做准备。并过滤掉了K3系统上线之初制作不规范的单据。

将标准财务应收单,费用暂估应收,费用财务应收以及收款单通过合同编号的方式关联在一起,形成从开票,到回款,到回费用发票全过程的跟踪,将回款逾期情况快速显示,让财务人员,业务人员在同一个数据口径上进行沟通。

提升财务对账效率,用报表将各个环节制单工作联系起来,并互相印证,简化工作流程,将逾期回款的压力下放到各级业务部门。让他们知道问题点在哪里,并及时与客户沟通,避免长期欠款的发生。

 

四、项目心得

1、经过3个多月的不断摸索,我们从熟悉数据库开始,到能够利用JS语言开发自己的填报系统,团队的进步以及工作所带来的效果是显而易见的。

2、对业务的深入了解,才能了解业务和管理的真正需求。

3、通过报表展现暴露出来的系统问题,反过来又让我们不断对ERP系统进行提升和完善,对制单方式方法又提出新的要求,进一步优化了工作流程。

4、能够固化操作管理经验,降低对人员的依赖。

5、过去的3个月,我们是抱着边学边做的态度进行报表制作,在项目的整体设计方面有所欠缺,未来工作中需要注意。随着报表数量的增多,早期的一些报表可能存在适用性差的情况,需要考虑后期维护的问题。



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