2019帆软第二届“数据生产力”大赛

23. 【农夫山泉】变革业务流程,助力部门管理升级

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变革业务流程,助力部门管理升级

一、项目基本信息

1、项目信息

所属部门:稽查部

项目名称:finereprot实现稽查部数字化管理

项目团队:部门数据支持团队

2、平台运行状况

涉及业务:市场调研、代理商、化妆产品、设备管理、HR、项目追踪

实现功能:数据采集、BI报表、可视化

平台报表总量:20+张(不含填报报表、可视化)

平台现已拥有10个模块约60个模版

 

二、项目背景

我部承担集团各公司市场调研、业务检查的职责,在这个过程中收集大量数据,并撰写商业分析报告供决策层与销售部门使用;但部门的数据处理方法落后,使用EXCEL存储与分析数据,数据碎片化、准确性差、流转效率低;随着部门业务量不断扩大、数据呈几何倍增长,传统的方法已满足不了部门需求,方法论的变革迫在眉睫。

1、数据采集方式落后稽查业务除市场调研、仓库盘点有对应系统外,其他如化妆品、设备管理、经销商检查等均无系统支持,稽查人员使用纸制表收集数据并填写为电子表再邮件报送,数据质量不高、流程效率低;

2、部门成立近4年,没有好的数据存储方式,一直使用EXCEL存储,数据碎片化,易丢失,管理不方便;

3、数据再利用率低下,共享性差,难以形成快速有效的统计分析;

4、数据处理效率低,商业分析报告出具滞后。

数据支持部提出要从方法论上彻底变革,提出以下要点:

1、建立专业数据库,且还需要获取信息部数据库接口;

2、数据采集:取消纸制表单,实现手机端数据采集;

3BI报表:实现平台实时报表,高效的共享与利用;

4、可视化:将稽查的数据通过可视化的方式呈现,直观简洁。

围绕以上要点,数据支持部开始对市场上的产品进行选型对比,最终选择与帆软合作,开始构建数据决策平台。

 

三、finereport 在我部的应用与价值

稽查部在数据管理上存在的问题,迫切需要从流程、质量、效率上进行变革,在整体的框架设计上,从业务端、人事端、对外共享三个方面进行落地,在界面上使用标签链接的方式。


1、数据采集

由于缺乏系统支撑,稽查部的数据采集工作比较费时费力,利用传统纸质表单的方式,数据从一线采集到上报总部需7天左右,重复性工作多,而且还容易出错。手机端数据采集平台的上线,以更加快捷的方式,从市场上收集数据,完全替代了传统纸制表单的方式,数据直接进到数据库,时间缩短到以秒计,大大减少了稽查部的工作量,数据准确率也有了很大的提高。另外,数据采集入库后,也为后续BI报表、可视化等奠定了基础。


2BI报表

 数据在线下流转,导致数据的共享效率极其低下,信息扁平化难以真正实现。数据从一线到总部再提供给业务部门的时间也以周为单位,信息传递滞后,甚至会影响业务决策的时效。在实现手机端采集数据后,通过BI报表的开发,将线下的数据,实时以线上报表的方式呈现,即时提取,不再受时间的限制,大大提升了稽查数据的反响速度,进一步提升了业务决策的时效性。



3、数据呈现可视化

将数据变为有效价值,是以分析报告的形式定期出具,且以周报、月报居多,耗时长,且重复工作多易出错,数据的价值也大打折扣。而以可视化的方式呈现数据,只需一次设计即可,减少了周期性的重复劳动,不仅数据呈现更加直观,且可随时随地在平台上查看各维度的数据分析结果。 


四、项目心得

毕竟我们不是信息部,而是普通的业务部门。我们没有任何相关的技术,甚至没有一个人懂得数据库,日常数据处理用EXCEL函数已算是最好的方法了,我们遇到过很多的困难,仅数据库学习就经历了ACCESSSQL SERVERORACLE;还要学习SQL语言、学习帆软的使用,这些经历是痛苦的,但攻克一个个难题的成就感觉也是强烈的。

其实在业务部门推这样的项目,除了团队努力外,其实部门领导的支持是非常重要的,因为谁都不懂,也无法预计最后的效果,但却知道需要花大量的人力与时间成本。幸运的是,部门的领导大力支持。当一个个模版制作出来,取代传统的方法后对质量与效率的几何倍的提升后,在整个组织的推广就越来越顺畅了。

当然,这里也要感谢信息部的帮助,在如权限管理、关键技术等方面的交流大大缩短了我们的开发时间。我们已经取得了一定的成果,项目也在持续进行当中,相信FineReport在我部的业务管理上会发挥越来越重要的作用。