2019帆软第二届“数据生产力”大赛

19. 【中铁十八局第五工程】项目管理效率提升100%的秘诀

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一、项目基本信息

1、项目信息

        公司全称:中铁十八局集团第五工程有限公司

        项目名称:数据平台建设项目

        负责人信息:刘晖

        团队成员与岗位:信息中心工程师

2、平台运行状况

        平台报表总量:200+

        平台月访问量:10000+


二、项目背景

        公司的组织结构是矩阵式的组织结构,公司对项目业务管理,是由项目各业务部门进行excel统计上报,由公司对口的业务部门进行汇总分析。为了实现公司对项目的远程管理,公司的一把手希望能在管理上进行创新,在项目管理理论的基础上,结合公司项目管理原状,采用系列化的方式,将项目管理中各部门主要环节,按照公司的组织机构和工作流程,通过“先进数据分析理念”的导入和“先进的工具”的使用,能够标准化、规范化、便捷化的使项目人员完成各自的业务工作,并且能够及时准确的提供项目数据给公司、项目管理人员,为他们的决策提供数据支持,支撑公司业务高效运行,为改善公司的经营管理、提升整体竞争优势发挥重要的作用。

        在对市场上的工具进行对比选型后,公司最终选择了帆软报表FineReport,启动了数据平台建设项目。


三、应用场景与价值


1、场景一:工程数量管理

1.1该应用场景的痛点

        工程部统计施工过程中按照工程数量的种类需要统计的“五量”,清单量、复核量、设计量、实际量、对下计价量,按照不同周期统计的有日报、周报、月报、季报、年报,每每遇到报量的时候,都是个大难题,穿梭在各个sheet间,最终得出汇总的数据,也难免有漏项、计算错误,在汇总数据传播的过程中,也会出现各部门口径不一致的情况。


1.2使用帆软报表解决过程

        统计工程数量的基础是工程量清单,工程量清单项可以根据项目情况及统计的便利性、可行性,进行拆分和划分细目,划分细目可以将工程量清单项按里程划分为多个段落,基于划分细目的施工段落,由细部的控制,从而达到整体的良好控制,以便于进行施工统计、对上计量和对下计价工程数量的对比及控制。使用帆软报表将产值统计、对下、对上商务的工程数量进行关联引用,提高了工程数量的统计效率,采用勾选填报的方式,能够简化对上、对下的工程数量的统计工作,并且能够减少漏项、重复计算等错误,为成本管理中工程数量的管理确定了清晰的管控目标。


工程数量的管控


1.3带来的价值

        大大减轻了工程技术员的内业工作量,以前汇总统计周报需要几小时,统计月报、季报、年报都需要至少几天的时间进行确定,现在只需要点开工程量汇总报表,选择时间段进行查询,想要的结果会立即显示。此外工程数量的共享也更加便捷、准确,项目施工过程中的工程数量也达到了有计划,有管控,有分析的管理目标。


1.4附图


2、场景二:项目物资管理

2.1该应用场景的痛点

        项目设备物资部门在做日常业务统计的同时,需提供给财务共享平台业务单据进行报账,同时还要汇总统计提供给计划部关于物资的成本数据进行成本核算,供应商较多,各项目约有40家以上,材料种类繁多,各项目约有材料种类100种以上,每种材料还需根据供应商、单价、税率的不同分类进行统计,业务数据准确性要求高,业务人员工作量巨大。公司选择试用某物资采购管理系统,在系统上线使用过程中,整体使用上不够便捷,不能通过一步业务操作同时生成业务单据和材料的成本数据,没有达到减轻业务人员工作量的效果。


2.2使用帆软报表解决过程

        围绕设备物资部门自身的管理体系和管理特点,将业务流程梳理为两条主线,入库、盘点功能体现物资的供应情况及反应实际消耗成本。对账、出库为财务系统的正常运转提供业务数据。并在各项指标中加入预警调值,及时对触发预警的情况进行通报。

物资业务流程梳理

2.3带来的价值

        提升物资管理工作效率,简化工作流程,通过入库、盘点,对账、出库最基本的操作,就能够自动生成物资部门的各类报表,节约了业务人员的时间成本。同时提供给财务报账单据及成本部门需要的材料成本。提供给财务报账单据后也提高了财务部门的工作效率,报账错账率也下降了,成本部门对成本的核算也更准确。


2.4附图

物资报表

3、场景三:经济活动分析

3.1该应用场景的痛点

        项目的成本分析需要各业务部门按照成本分析的要求上报各类excel台账、统计表,计划部门通过产值的统计,成本的归集,进行项目每月的经济活动分析。存在的问题下图:

3.2使用帆软报表解决过程

        在理清了基数数据业务统计的业务流程的脉络,紧接着对责任预算的相应指标进行了拆解。将项目的责任预算这一大指标拆解成合同额、产值、成本以及税收。不难看出成本相关的指标梳理占据了一半左右,这也就是抓住了主要矛盾,解决了大部分的“成本数据管理”的指标拆解问题。


指标梳理

成本分析数据流程


3.3带来的价值

        通过产值、各类成本基础数据的填报统计,最终能够生成项目的经济活动分月报表,可以及时的体现项目的各项重要经济指标,项目每月经济活动分析可以每月及时进行,成本分析例会只需直接打开数据平台,可以由整体到局部,从大屏显示到明细报表,成本分析例会更加的充实,为项目管理层提供了数据决策。


        大屏可以实时展示项目的成本、进度、质量、安全等关键指标,管理层可以随时看到项目真实的数据,从根本上改变现有的数据获取方式,降低项目人员的业务素质的要求,提升了管理效率,真正实现项目从分散管理到集中管理、从部门级业务应用到公司全面参与、从粗放式决策到科学决策的转变。


3.4附图

成本台账报表

经济活动分析报表

项目驾驶舱


四、项目心得

        首先,决策层对企业的管理创新要有超前的意识,制定相关战略目标。与此同时,执行部门要对痛点问题进行精准的拿捏。冲锋打战,将军士兵对于打哪个山头要统一,不然这战怎么打的赢?

        其次,企业数据平台是基础,在完成对基础数据收集的同时,同时完成与其他部门的业务进行对接,为其他部门的业务提供数据支撑,同时减少本部门业务人员的工作量。

最后。数据分析结果的呈现应尽量用简洁、重点突出的图表结合显示,且确保数据的易读性,才能达到为企业的数据增值的效果。